Privacybeleid
Bij persoonsgegevens gaat het om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon.
U deelt uw persoonsgegevens met ons als u een vergaderruimte boekt, een offerte aanvraagt,
contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten. Dit privacystatement geldt voor alle informatie die
verzameld of gebruikt wordt door Post Elburg. In deze verklaring leest u hoe we omgaan met uw gegevens en uw privacy.
Welke persoonsgegevens gebruikt Post Elburg?
Bij de aanvraag voor de diensten of het huren van een vergaderruimte bij Post Elburg verstrekt u ons gegevens zoals:
- Voor- en achternaam
- Adres, postcode en woonplaats
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Functie en/of bedrijfsgegevens (inclusief btw-nummer en KvK-nummer indien van toepassing)
- Betalings- en factuurgegevens
Sommige van de gegevens die we vastleggen kunnen zogenaamde bijzondere persoonsgegevens zijn. Denk hierbij aan dieetwensen of allergieën in relatie tot de catering die wij verzorgen tijdens uw vergadering of bijeenkomst. We kunnen ook gegevens vastleggen bij uw bezoek en als u bijvoorbeeld telefonisch, via onze website of sociale media contact zoekt met Post Elburg, of indien u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Als u onze website bezoekt, worden gegevens over u vastgelegd door middel van cookies. In ons cookiestatement kunt u daar meer over lezen.
Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
Post Elburg kan haar diensten alleen goed uitvoeren als zij daarbij persoonsgegevens kan opvragen en vastleggen. Wij verwerken deze gegevens op basis van de wettelijke grondslagen ‘uitvoering van de overeenkomst’, ‘gerechtvaardigd belang’ of ‘wettelijke verplichting’. Dit is nodig voor:
- Het opstellen van offertes en het verwerken van uw reservering
- Gerichte informatieverstrekking en communicatie over uw boeking of catering
- Het afhandelen van betalingen en de financiële administratie
- (Statistisch) onderzoek naar het gebruik van de website ter verbetering van onze online dienstverlening
- Het voldoen aan wettelijke (fiscale) bepalingen
Hoe zorgt Post Elburg voor zorgvuldige omgang van persoonsgegevens?
Post Elburg legt alleen de noodzakelijke gegevens vast. Wij nemen de benodigde organisatorische en technische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Denk hierbij aan toegangsbeveiliging op onze systemen, het gebruik van beveiligde servers, firewalls en strikte afspraken met IT-leveranciers over informatiebeveiliging.
Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en bewerken, en uitsluitend voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Medewerkers van Post Elburg en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de vastgelegde gegevens zijn verplicht tot geheimhouding.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Post Elburg bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn opgeslagen. Voor onze financiële administratie en facturatie zijn wij wettelijk verplicht om gegevens 7 jaar lang te bewaren (fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst). Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.
Uw rechten
U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien, te rectificeren, te beperken of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. U kunt een verzoek hiertoe richten aan: info@postelburg.nl
Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verstrekking van gegevens aan derden
Wij delen uw gegevens alleen met derden als dit strikt noodzakelijk is. Bijvoorbeeld met onze cateraar (uitsluitend noodzakelijke dieetwensen zonder volledige naamindeling waar mogelijk), de accountant voor de belastingaangifte, of als de wet- en regelgeving dat vereist. Post Elburg eist van deze partners dat zij uw persoonlijke gegevens adequaat beveiligen en nooit gebruiken voor andere doeleinden.
Datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Post Elburg is verplicht om een ernstig datalek binnen 72 uur te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen. Deze verplichting geldt niet wanneer het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden.
Kunnen we dit Privacy Statement wijzigen?
Post Elburg behoudt zich het recht voor haar Privacy Statement aan te passen. De meest actuele versie kunt u steeds terugvinden op onze website
Laatst gewijzigd: Juli 2026